¿Qué licencias existen para Dynamics 365 Business Central?

¿Qué licencias existen para Dynamics 365 Business Central?

Microsoft Dynamics 365 Business Central es la tercera evolución del ERP de Microsoft, líder de del mercado (anteriormente conocido como Dynamics NAV o Navision). Su misión es ayudar a las pequeñas y medianas empresas a conectar sus circuitos de negocio: financiero, compras, ventas, inventario, proyectos, servicios y operaciones.

¿Qué modalidades de trabajo existen para Dynamics 365 Business Central?

Existen dos modalidades para trabajar con Business Central. En primer lugar, existe la opción tradicional de trabajar On-Premise e instalar la herramienta en los servidores propios de la empresa. Esta opción sigue presente en la hoja de ruta de Microsoft y no está previsto discontinuarla.

Por otro lado, existe la modalidad Cloud, en la que se trabaja en una aplicación Software as a Service (SaaS). La principal diferencia con respecto a la anterior es que el precio mensual de licencia incluye también el alojamiento y el mantenimiento, del cual se ocupa Microsoft.

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¿Cómo se licencia Dynamics 365 Business Central?

Existen 4 tipos de licencias de usuarios en Central: Veamos en detalle cada una de ellas:

Dynamics 365 Business Central Essentials

Son usuarios que tienen acceso a todas las áreas de la aplicación (menos fabricación y gestión de servicios). Típicamente estos usuarios requieren trabajar con una amplia funcionalidad. Por ejemplo, algunas personas que utilizan la licencia Essentials son: financieros, controllers, gestores de compras y ventas, etc.

Incluye el acceso a los módulos de: Gestión financiera, gestión financiera avanzada, inteligencia artificial, CRM, E-Services, gestión de RRHH, gestión de proyectos, cadena de suministros, gestión de inventario y almacén y otros

Dynamics 365 Business Central Premium

Son usuarios que tienen acceso a todas las áreas de la aplicación, incluyendo fabricación y gestión de servicios.

Dynamics 365 Business Central Team Member

También existe otra tipología de usuario conocida como Team Member. Son usuarios que típicamente completan tareas más sencillas y que no requieren acceso a todas las funcionalidades del ERP. Esta licencia incluye acceso de lectura, así como también acceso de escritura para tareas concretas seleccionadas en Dynamics 365 Business Central. Además, los usuarios con licencia Team Member pueden:

  • Leer cualquier información dentro de Business Central.
  • Actualizar los datos y las entradas existentes en Dynamics 365 Business Central.
  • Aprobar o rechazar tareas en todos los flujos de trabajo asignados a un usuario.
  • Crear, editar o borrar cotizaciones.
  • Crear, editar o borrar información personal.
  • Introducir una hoja de tiempo para trabajos.

Microsoft ha realizado la estimación de que típicamente en una implementación la proporción de usuarios Essentials es del 60% y de Team Members del 40%. En todo caso, en el inicio del proyecto, se realiza un estudio sobre qué usuarios cumplen los requisitos para trabajar bajo ambas licencias.

Dynamics 365 Business Central Device

Con la licencia Device, diversos usuarios pueden utilizar un mismo dispositivo que opera como punto de venta, operarios de fábrica u operarios de almacén. Por ejemplo, en un local comercial distintas personas pueden utilizar el mismo ordenador para gestionar sus ventas.

Las licencias Device no cuentan con las mismas capacidades del usuario Essentials o Premium, pero están específicamente recomendadas para:

Punto de venta: Un dispositivo localizado en una tienda, usado por cualquier empleado para completar tareas de atención al cliente o transacciones de venta.

Store Manager: Un dispositivo localizado en una tienda, usado por cualquier empleado para realizar tareas tales como controlar y reponer inventario, cierre de cajas y procesamiento de recibos diarios, configurar y mantener las opciones de menús de productos de ISV, comprar suministros y servicios necesarios para ejecutar las operaciones de un comercio, gestión de personal del comercio, procesamiento de informes necesarios para analizar y administrar los resultados de la tienda y administrar datos maestros relacionados con las operaciones del comercio.

Planta de producción: Un dispositivo utilizado para funciones de una planta de producción; como, por ejemplo, Reloj de entrada y salida, inicio y finalización de trabajos de producción (incluidas las actividades del proyecto realizadas en la fábrica), informar sobre el progreso, consumo y terminación de materiales, visualización de documentos e instrucciones relacionadas con trabajos de producción y ver saldos de vacaciones de los trabajadores.

Dispositivo de almacén: Dispositivo utilizado en un almacén para recibir y ubicar material, hacer transferencias internas de stock, picking y embalaje, capturar atributos del producto, envío de mercancías, verificación de inventario, contabilizar la producción y el consumo de materiales contra las órdenes de producción.

Además, no hay límite en el número de usuarios que pueden acceder a este dispositivo con logins individuales, Todo esto sin necesidad de adquirir una licencia complementaria. En el caso de que no se desee logins individualizados, no se podrán seguir las acciones de cada usuario.

Consideraciones que debes tener en cuenta

El único requerimiento previo es el licenciamiento de al menos un usuario Essentials o Premium. No se podrá trabajar con la herramienta tan solo con licencias Team Member.

Es importante destacar que todas las licencias son para usuarios nominales. Es decir, el precio es por usuario. No existe la concurrencia de usuarios que sí que existía en versiones anteriores de la herramienta.