E-Factura es una solución tecnológica en auge que cada vez está más presente en el trabajo diario de numerosas empresas a la hora de facturar y del envío y recepción de facturas. Forma parte del nuevo y creciente conjunto de soluciones creadas por las nuevas tecnologías digitales para la gestión de la contabilidad y para la relación entre la empresa, los proveedores y los clientes.

Pero ¿qué es E-Factura? Se trata fundamentalmente de una factura electrónica que cumple con los requisitos legalmente establecidos. La factura electrónica ha de ser un fichero electrónico al que se agrega matemáticamente una secuencia de caracteres que posibiliten la firma electrónica.

De hecho, se exige a la hora de trabajar con las Administraciones Públicas desde el 15 de enero de 2015. La razón es que garantiza una mayor transparencia presupuestaria y de contabilidad de cara a las auditorías a que han de someterse los organismos públicos y aquellas empresas con quienes establecen relaciones comerciales y económicas. La factura electrónica ha de ser un fichero electrónico al que se agrega matemáticamente una secuencia de caracteres que posibiliten la firma electrónica.

Debe concretarse que E-Factura pertenece a una familia de servicios B2B pensada para la distribución, gestión y la guarda y custodia de las facturas electrónicas a través de Internet.

All Cloud es una de las empresas españolas que ofrecen servicios de implantación de este sistema de facturación electrónica, cuya importancia ha ido en aumento en los últimos años. Las razones primordiales de ello son su eficacia manifiesta, y también, como ya hemos visto, el venir exigida por las Administraciones Públicas en su trato diario con las empresas.

Las principales características de E-Factura

Este tipo de servicio de factura electrónica y la familia de servicios en que se integra, se compone de una serie de rasgos esenciales que la definen y caracterizan:

• Rápida puesta en marcha. La puesta en funcionamiento de E-Factura es rauda y no ocasiona problemas en este aspecto.
• Racionaliza los costes. Al tratarse de una factura electrónica y de una solución expresamente diseñada para la facturación, ahorra lógicamente los costes tradicionales de tiempo y dinero asociados a la elaboración de facturas y la comprobación de sus requisitos legales.
• Sencillez. El uso de esta solución tecnológica es de especial simplicidad, lo que ahorra las engorrosas tareas de antaño asociadas a los cálculos de IVA, porcentajes varios, etc.
• Los documentos generados son legales a todos los efectos jurídicos y fiscales. Esto ahorra enojosas comprobaciones previas e incluso gastos de asesoría fiscal, tributaria y jurídica. Para que una factura electrónica sea legalmente válida, debe cumplir dos requisitos primordiales: que la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido queden garantizados.

Las ventajas de E-Factura

Además, existen una serie de ventajas inherentes a E-Factura que es necesario que conozcamos si tenemos interés en recurrir a esta solución:

• Trazabilidad. Gestiona y controla debidamente la entrega de los documentos, con lo que nos ahorra comprobaciones burocráticas, telefónicas, postales, etc.
• Soluciona rápidamente el envío y recepción de nuestras facturas, sean electrónicas o por correo postal.
• Incorpora los llamados agentes de notificación activa: es decir, alertas diversas, acuses de recibo, conformidad.
• Existen varios formatos alternativos para recibir las facturas: XML, PDF con Marca Gráfica.
• Incorpora también E-Archivo. Net: un servicio personalizado de guarda y custodia de facturas electrónicas.
• Puede personalizarse con su propio dominio de Internet.
• Puede integrarse con otras soluciones tecnológicas y con las aplicaciones de gestión internas de la empresa.
• Puede adaptarse a cualquier entorno operativo.

Además, y a propósito del uso de la factura electrónica, la propia Agencia Estatal de Administración Tributaria agrega otras ventajas a las ya indicadas:

• Optimización de las labores de la tesorería.
• Se obtiene la información de facturación en tiempo real.
• Automatiza la administración y la contabilidad.
• Agiliza considerablemente la toma de decisiones y el flujo de las diversas operaciones y transacciones que hayan de llevarse a cabo.
• Controla las acciones erróneas.
• Contribuye decisivamente a un uso más eficiente de los recursos financieros.

El certificado electrónico para la facturación electrónica

Para emitir facturas reconocidas y con plena validez legal y fiscal, es necesario disponer previamente de un certificado reconocido de la Agencia Tributaria. El listado de certificados válidos para la facturación electrónica puede consultarse en el sitio web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

El procedimiento para obtener el certificado es extremadamente sencillo:

1. Solicitud vía Internet.
2. Personarse, por sí mismo o mediante apoderado, en cualquier oficina de la Agencia Tributaria para así identificarse.
3. Instalar el certificado en el ordenador.

El destinatario de la factura habrá de ser quien verifique la validez de la firma y del certificado. Para ello, tendrá que disponer del software adecuado, almacenar los ficheros de las facturas y también de las firmas (si es que vienen por separado), y permitir el acceso completo y sin dilaciones de la factura electrónica.

La integración: el futuro de E-Factura es hoy

En la actual revolución tecnológica, la tendencia natural es la integración, adaptada y personalizada, de varias soluciones tecnológicas. La convergencia es el paradigma del nuevo siglo, y no solamente eso, sino que ha llegado para facilitar nuestra vida empresarial y profesional y para hacerla más eficiente.

All Cloud es una de las empresas de nuestro país que ofrece la integración de E-Factura con otras aplicaciones de gestión interna de la empresa. Esta empresa ha desarrollado conectores de Dynamics Nav con E-Factura, que hacen más fácil e inmediata la integración entre esta solución de facturación electrónica cada vez más omnipresente hoy, y la solución ERP más prestigiosa. Así, el sistema de planificación de recursos empresariales por antonomasia puede simultáneamente gestionar la facturación que en su habitual actividad haya de realizar cualquier negocio.

E-Factura está aquí para hacernos la vida más fácil, y el paradigma de la integración profundizará todavía más esa eficacia.